ERP para ONG, asociaciones y fundaciones

ERP para ONG, asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro

7 min (1709 palabras)

Hoy en día, las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan contar con herramientas que les permitan automatizar ciertos procesos de facturación y contabilidad para gestionar sus proyectos de forma eficaz y rentable, garantizando siempre el cumplimiento de las normativas legales y mejorando la transparencia de las entidades.

Si estás buscando un programa ERP para ONG, asociaciones y fundaciones que te permita obtener todos los beneficios que acabamos de citar en el párrafo anterior, estás en el lugar indicado. En las siguientes líneas tienes la información que necesitas antes de apostar por un sistema de gestión empresarial que digitalice procesos y optimice operaciones en tu entidad sin ánimo de lucro.

Aun así, antes de comenzar nos gustaría aclarar que este contenido va dirigido a personas que, por su experiencia, ocupan puestos de responsabilidad en su compañía y son las encargadas de tomar decisiones de esta índole. Si es el caso, ¡Adelante! Esperamos que la información que aquí ofrecemos te sea de gran ayuda.

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¿Cómo elegir un software ERP para ONG, asociaciones y fundaciones?

Un ERP para ONG es un software de gestión especialmente pensado para ayudar a las entidades sin ánimo de lucro a gestionar las diversas facetas de sus funciones administrativas, de relaciones con los donantes, de seguimiento, de presentación de informes, de recaudación de fondos, etc.

  • Asumen que es el momento de cambiar:

Sabemos que es difícil dar este paso. Cuando se es el responsable de este tipo de decisiones, el miedo a que algo pueda salir mal siempre va a estar ahí. Pero es arriesgado continuar trabajando con un software que no cubre las necesidades de tu entidad. Por ello, y para eliminar cualquier desconfianza que pueda surgir, te aconsejamos que hagas partícipe del proceso de cambio a todo tu equipo. Es importante que las personas que vayan a hacer uso del nuevo ERP sean conscientes de lo que supone tomar una decisión que determinará el funcionamiento de toda la fundación.

  • Define lo que quieres lograr:

Bien, ya has dado el primer paso hacia la digitalización de procesos de tu organización. Para elegir el ERP para ONG más adecuado, antes debes tener muy claro qué beneficios quieres obtener tras la implantación del nuevo sistema y cuál es tu presupuesto para llevarla a cabo. En este punto, también será importante que cuentes con tu equipo y, juntos, redactéis un documento especificando vuestras carencias y necesidades, seas cuáles sean.

  • Empieza a buscar un software para gestión de fundaciones y asociaciones:

Sabiendo bien qué necesitas, será mucho más fácil encontrar el sistema perfecto para tu fundación, asociación u ONG. Si ya has empezado a investigar, habrás visto que hay una gran cantidad de softwares de gestión orientados a dar cobertura a entidades de este tipo. Nuestro consejo es que vayas descartando opciones hasta quedarte con las tres soluciones que más se acercan a lo que buscas. Una vez seleccionadas, compara sus características y funcionalidades para ver cuál es la que más te conviene. Es importante que apuestes por una solución con visión de futuro y cuyo fabricante sea fiable. No te vamos a engañar, un buen software de gestión nunca va a ser barato, por lo que no te aconsejamos que, por ahorrarte algo, acabes apostando por una solución sin recorrido que acabe dándote más dolores de cabeza que beneficios.

  • Confía en una consultora tecnológica:

Perfecto, ya has elegido el sistema ERP que se encargará de mejorar la gestión de distintos procesos en tu organización sin ánimo de lucro. ¿Pero sabes quién se encargará de ponerlo en marcha? A continuación, tienes algunas preguntas que deberías hacerte antes de decantarte por una consultora de negocios:

  • ¿Cuentan con alguna titulación que certifique su conocimiento y experiencia implantando ese software de gestión?
  • ¿Han trabajado con anterioridad con otras entidades sin ánimo de lucro?
  • ¿Cómo trabajan?
  • ¿Sus oficinas se encuentran próximas a las mías?

Funcionalidades de un ERP para ONGs y Obras Sociales ⚙️

Control contable y financiero

Un ERP se ajusta a las reglas y estándares complejos de la contabilidad de las ONG, adaptándose a la evolución de las normativas y de los requisitos legales, fiscales y de los donantes. Además, se encarga de supervisar los presupuestos y permite disponer de una información contable totalmente transparente.

modulo erp para contabilidad

Gestión recaudaciones y subvenciones

Recoge y realiza un seguimiento de las distintas donaciones o aportes recibidos. También facilita el seguimiento de los subsidios y de las propuestas, y cuenta con herramientas que permiten procesar y asignar los fondos correctamente.

Gestión de proyectos

Permite controlar la evolución y el avance en tiempo real de los proyectos desde el principio hasta el final, realizando un seguimiento de las etapas desde diversos puntos de vista y creando tantos informes como sea necesario.

Gestión de relaciones – CRM

Además, un software ERP crea un entorno de bases de datos para gestionar todas las partes que constituyen una ONG (voluntarios, trabajadores, alumnos, empresas y fundaciones). Siendo posible realizar campañas de administración de fondos, la generación de oportunidades o la integración de la contabilidad, entre otras funciones.

Beneficios de un ERP para ONG, asociaciones y fundaciones 👌

Automatización de tareas

Permite ahorrar tiempo en la entrada de datos y otro tipo de tareas que realiza el software para que los voluntarios y trabajadores puedan dedicar tiempo a otros fines más importantes.

Información segura y actualizada

A través de informes y estadísticas generadas de forma automatizada, las ONG, fundaciones y asociaciones son capaces de saber de forma precisa cuál es su situación, detectando fortalezas y debilidades.

Mayor transparencia

El hecho de que sea posible crear tantos informes como sea necesario, hace que estas entidades puedan disponer de una información contable totalmente transparente. Además, al disponer de indicadores con información clave, serás capaz de optimizar la toma de decisiones.

¿Cuál es el mejor software para asociaciones? 💯

Existen diferentes empresas proveedoras y soluciones orientadas a gestionar asociaciones y fundaciones, pero la experiencia que hemos adquirido tras más de 20 años en el sector nos ha llevado a trabajar actualmente con Microsoft Dynamics 365 Business Central, el ERP que quizás sea más conocido por sus anteriores nombres: Navision o Microsoft Dynamics NAV.

  • Flexibilidad:

Cada empresa tiene unas necesidades específicas, por eso Microsoft ofrece diversas opciones de implantación: servidor propio, servidor de un tercero o servidor cloud. Aun así, existen negocios que, por la naturaleza de su actividad u otros motivos, no quieren depender al 100% de un entorno en la nube o de un servidor On Premise, por lo que también existen modelos de alojamiento híbridos.

  • Movilidad:
    • Cliente web: totalmente compaginable con los motores de búsqueda más utilizados (Safari, Chrome, Edge, Firefox, Explorer, etc.).
    • Cliente de escritorio:forma tradicional de trabajar con un programa de gestión empresarial.
    • App universal para smartphones y tablets: una forma fácil y cómoda de realizar tu trabajo desde cualquier dispositivo.
  • Innovación:

En pocos años, la multinacional tecnológica ha conseguido posicionarse como uno de los referentes en el desarrollo de softwares de gestión de ayudan a las empresas a adoptar la digitalización y transformar sus modelos de negocio. Microsoft se ha reinventado de forma extraordinaria, presentándose como una solución de principio a fin, ofreciendo enormes posibilidades de integrar unas aplicaciones con otras (Office 365, PowerApps, Power BI, Dynamics 365, Excel…).

Por otra parte, aquí tienes algunos datos del ERP referente en España, Microsoft Dynamics 365 Business Central:

  • 31 años de historia (Navision)
  • 200.000 clientes a nivel mundial, más de 12.000 en España
  • 3,3 millones de usuarios
  • Más de 155 países
  • Más de 4.500 partners

Precio de un ERP para ONG, asociaciones y fundaciones 💶

Llegado el punto de hablar de temas económicos, antes de nada, debes saber que en todo proceso de implantación te encontrarás ante dos partidas. Da igual que software de gestión y empresa de consultoría hayas seleccionado.

  • Servicios de implantación: los consultores a los que se les haya asignado el proyecto, realizarán previamente una estimación de horas que puede llevar la puesta en marcha del sistema ERP para ONG.
  • Licencias: existen varios modelos de licencia. En el caso de Business Central, las modalidades de licencia son las siguientes:
    • saaS – Pago por uso: si escoges la opción saaS, pagarás una cuota mensual por el uso de la licencia.
    • On Premise – Compra de licencia: en este caso, realizarías un único pago por la compra de la licencia.

*ERP saaS y ERP On Premise. Encuentra las principales diferencias y características de ambas modalidades de ERP en el post.

Debes saber que los precios pueden variar en función del modelo de licencia escogido. Aquí tienes el coste de la modalidad pago por uso (saaS) del ERP de Microsoft, Dynamics 365 Business Central:

*Contacta con nuestro equipo para más información sobre precios.

Demostración ERP para ONG, asociaciones y fundaciones 🖥️

Y esto es todo. ¿Te has quedado con ganas de más información? Puedes consultarnos lo que quieras: solicitar una demostración personalizada, más información sobre precios, comparación con otros ERP, ¡Lo que quieras! Sabemos que cada institución es diferente y tiene unos requisitos determinados, por lo que encontrar el software perfecto no es nada fácil.

Para eso estaremos aquí, encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal que se adapte a lo que tu entidad sin ánimo de lucro necesita. ¿Empezamos?

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