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 ERP SaaS vs On Premise, ¿Qué modelo es más adecuado para tu empresa?

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Si en el post anterior vimos qué pasos hay que seguir para elegir un ERP, hoy vamos a comparar los dos modelos de ERP para ayudarte a elegir correctamente tu software de gestión.

La decisión de cómo elegir el mejor modelo de uso para tu sistema de gestión (ERP) no se debe tomar a la ligera. Debes escoger un software que se adapte al máximo a tus necesidades actuales y futuras, así como a tu presupuesto. ¿Cuál es la mejor opción para tu negocio? Puedes optar entre un ERP instalado en tus propios servidores (modalidad On-Premise) o en un servidor Cloud (modalidad SaaS, Software as a Service). Existen factores clave que determinan cuáles son los puntos que debes tener en cuenta a la hora de tomar decisiones tecnológicas que incidan en la rentabilidad empresarial. En la actualidad, el modelo SaaS está ganando cuota de mercado debido al riesgo por asumir inversiones, pero los sistemas On-Premise tienen ventajas que pueden compensar la inversión inicial. A continuación, detallamos los criterios que debes tener en cuenta para decidir qué ERP es el más adecuado para tú negocio.

¿Qué es On-Premise?

Es aquel en que los recursos y las infraestructuras informáticas son propiedad del cliente. El usuario adquiere una serie de licencias e instala el software en sus propios servidores. Es la forma tradicional de implantación de Software.

¿Cómo funciona?

  • No depende de ningún proveedor externo ni de la conexión a Internet. Sin embargo, no se puede acceder al programa desde cualquier lugar o dispositivo.
  • La actualización del software y su mantenimiento técnico dependen del cliente, no los realiza automáticamente el proveedor.
  • El cliente compra una licencia para cada usuario que vaya a usar el software.

¿Qué es Saas?

Software as a Service o Software en Cloud es aquel que se ofrece como un servicio a través de Internet y cuyo pago está condicionado al uso. Se accede a la aplicación a través de un navegador web desde cualquier lugar y dispositivo.

¿Cómo funciona?

  • Se ofrece como autoservicio bajo demanda. El usuario puede acceder a las propiedades de configuración y sin necesitar intervención del proveedor del servicio.
  • Los recursos informáticos del proveedor son compartidos entre los distintos clientes.
  • Es accesible en cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet.

Características | ERP SaaS vs On Premise

Derechos de uso

  • On Premise. La licencia provee un derecho perpetuo, aunque limitado a las funcionalidades adquiridas en el momento de la compra sobre el uso del software.
  • SaaS. La suscripción permite acceder al software a través de Internet, pero no hay transferencia de derechos. El servicio consiste en un pago por uso sobre el número de usuarios contratado.

Modelo de pago

  • On Premise. Se pagan las licencias, por adelantado, una única vez, lo que implica una inversión inicial más elevada. El soporte, el mantenimiento y las actualizaciones se pagan de forma anual en función de la cantidad de licencias adquiridas.
  • SaaS. El importe correspondiente al uso del software se paga con una suscripción mensual que incluyen el coste del uso los servidores, las licencias, el mantenimiento y el soporte. Existen distintas modalidades de pago en función del nivel de servicio contratado y el nivel de urgencia para prestar servicio.

Capacidad

  • On Premise. Vinculada al número de usuarios con licencia.
  • SaaS. Vinculada a la cantidad de recursos al que el cliente se suscribe.

Funcionalidad

  • On Premise. Esta modalidad ofrece más posibilidades de personalización ya que lleva más tiempo en el mercado. El acceso directo a todas las funcionalidades del software también permite a las empresas adaptarlo a sus necesidades.
  • SaaS. Las soluciones SaaS dependen de un servidor central y no son tan flexibles por parte de la empresa contratante. El nivel de servicio se determina por la omisión de funcionalidades que el cliente no necesita.

Coste

  • On Premise. La inversión inicial (licencias) es elevada y requiere un esfuerzo económico importante, pero el coste de mantenimiento a largo plazo es menor. También implica tener servidores disponibles y un servicio TI con capacidad para resolver cualquier incidencia.
  • SaaS. La suscripción consiste en un pago constante que incluye los costes de instalación, el mantenimiento y las infraestructuras. Los importes de la suscripción son más altos que los costes de mantenimiento On Premise, pero no requiere inversión inicial.

Administración IT

  • On Premise. Los negocios que invierten en sistemas On-Premise tienen departamentos o encargados de IT, bien internos o externalizados que se encargan de mantener la infraestructura y garantizar el nivel de servicio.
  • SaaS. Los proveedores de servicios SaaS asumen una gran parte de las tareas de administración, actualización, seguridad, etc.

Acceso a la información y control

  • On Premise. Una empresa con un ERP On-Premise tiene la propiedad de los servidores y por lo tanto tiene el control completo de toda su información.
  • SaaS. En los sistemas SaaS, el proveedor del servicio dispone de los datos en sus servidores y la empresa accede a ellos en función de los términos del contrato. Es importante por tanto negociar condiciones de contrato que protejan los datos.

Seguridad

  • On Premise. La seguridad depende del cliente. El cliente debe encargarse de asegurar sus propios servidores.
  • SaaS. Los proveedores de SaaS suelen tener buenas condiciones de seguridad para los servidores y datos porque trabajan con altos volúmenes de información. Sin embargo, es importante asegurarse de las condiciones de seguridad, pues son variables.

Implantación

Al contrario de lo que se pueda creer, la implementación de un ERP supone cierta complejidad tanto en SaaS como en On Premise (formación de usuarios, migración de datos…) Si los dos sistemas tienen funcionalidades parecidas, los esfuerzos de implementación serán similares. Todo depende del nivel de personalización que necesites.

Escalabilidad

  • On Premise. Para aumentar las prestaciones de su ERP On-Premise, la empresa debe adquirir nuevas licencias o actualizaciones que incluyan estas prestaciones, con el coste económico y logístico que ello implica. Además, los procesos son irreversibles, no se puede disminuir el tamaño una vez contratada la instalación.
  • SaaS. El sistema SaaS permite la adaptabilidad del servicio a las necesidades ERP del cliente en cada momento. Mediante el aumento o disminución de la suscripción, la empresa puede adaptar fácilmente el software de gestión a sus necesidades específicas.

Actualizaciones

  • On Premise. Las actualizaciones deben ir a cargo del responsable de sistemas, haciendo el proceso más lento en función del número de usuarios, la estructura de la organización y las localizaciones de los usuarios.
  • SaaS. Los sistemas SaaS son actualizados automáticamente por el proveedor, que facilita la posibilidad al cliente de adoptarlas o no en el momento que lo precise.

Conclusiones | ERP SaaS vs On Premise

On-premise

  • La implementación lleva tiempo, equipo y personal
  • Requiere compra y mantenimiento de servidores propios
  • Plan a largo plazo – compromiso sólido
  • Inversión inicial alta
  • Recursos tangibles propiedad del cliente
  • Actualización lenta gestionada por el cliente
  • Seguridad gestionada por el cliente
  • Acceso a los servidores, administración y backup en la empresa
  • Acceso a internet opcional

Saas

  • Rápida implementación
  • No requiere servidores propios
  • Uso mediante suscripción – menos compromiso
  • Pago mensual
  • Recursos intangibles, propiedad del proveedor
  • Actualización rápida gestionada por el proveedor
  • Red y seguridad del servidor monitorizadas
  • No hay acceso físico a servidores, almacenamiento o backup
  • Requiere conexión a internet

¿Te ha servido de ayuda este post?, ¡Esperamos que sí! Si aun así te quedan dudas sobre cuál puede ser la mejor opción de modalidad para tu empresa (ERP SaaS vs On Premise), puedes ponerte en contacto con nosotros en cualquier momento.