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Toda la información que necesitas saber sobre el software de gestión líder en España. Manual Microsoft Dynamics NAV ERP

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Introducción a Microsoft Dynamics NAV

¿Qué es Microsoft Dynamics NAV? Es el ERP de Microsoft, una de las plataformas de gestión empresarial más utilizadas en el mundo, que cuenta con más de 30 años de historia y más de 200.000 clientes repartidos por todo el planeta, debido a su facilidad de uso y adaptación a cualquier sector de actividad (proyectos, hospitales, industria, distribución…).

El programa Microsoft Dynamics NAV ofrece todas las características que una empresa necesita de un ERP, por lo que se convierte en la opción perfecta para aquellas pequeñas y medianas empresas que deseen agilizar y automatizar sus principales procesos (contabilidad, compras, ventas, almacén…).

En definitiva, es un ERP que forma parte de la familia Microsoft Dynamics 365 compuesto por varios módulos que cubren las principales necesidades de gestión que suele tener una pyme.

Versiones de Microsoft Dynamics NAV

El recorrido de Microsoft Dynamics NAV es largo, sus inicios se remontan a los años 80, cuando una empresa danesa desarrolló Navegator, un programa simple que era capaz de llevar la contabilidad y facturación de los negocios.

Es en 1995 cuando el ERP empezó a evolucionar, pasando por varios nombres y versiones: Navision Financials, Navision Attain, Microsoft Business Solutions Navision, Microsoft Dynamics NAV (4.0, 5.0, 2009, 2013, 2013 R2, 2015, 2016, 2017, 2018. Fue en 2018 cuando se lanzó la versión del software de gestión empresarial que hoy en día conocemos: Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Diferencia entre Microsoft Dynamics NAV y AX

Ambos ERP ofrecen funcionalidades específicas para cada industria (distribución, retail, servicios, fabricación…), pueden usarse en múltiples idiomas y monedas, y se pueden adaptar a las normativas de cada país. La principal diferencia está en que cada sistema está diseñado para diferentes tipos de compañía. Por lo tanto, la decisión entre uno u otro dependerá del tipo, tamaño, complejidad de su actividad, estrategias y objetivos de cada organización.

NAV

  • Orientado a PYMES con cierta presencia internacional
  • Implementación más sencilla
  • Menos opciones que Ax (Ej. Menos funcionalidades para el control de la producción)

AX

  • Orientado a grandes empresas con amplia presencia internacional
  • Implantación más compleja (en tiempo y recursos)
  • Más opciones que NAV. (Ej. Control de grandes cadenas de producción)

Módulos funcionales de Microsoft Dynamics NAV

¿Cómo funciona Dynamics NAV? Este software de gestión empresarial funciona a través de distintos módulos que está basado en roles de usuario. Esto quiere decir que cada usuario que utilice el sistema tendrá asignado un rol (desde operarios hasta gerentes), y podrá compartir datos e información clave con otras áreas de la empresa.

A continuación, puedes ver los módulos del ERP y algunas de sus principales funcionalidades:

Gestión financiera

  • Reconciliación bancaria
  • Gestión de activos fijos
  • Gestión de cobros y pagos
  • Cierres mensuales/anuales

Gestión de ventas y servicio

  • Facturación
  • Generación de ofertas
  • Gestión de contactos
  • Procesamiento de pagos

Gestión de la cadena de suministro

  • Control de compras e inventario
  • Envío y distribución
  • Devoluciones y cancelaciones
  • Gestión de aprovisionamiento y proveedores

Gestión de operaciones

  • Planificación de la producción
  • Capacidad de fabricación
  • Previsiones
  • Gestión de almacenes

Gestión de proyectos

  • Presupuestos y estimaciones
  • Gestión de recursos
  • Costes de proyectos y procesos
  • Planificación de capacidades

Informes y análisis

  • Información de clientes
  • Autoservicio de informes
  • Paneles interactivos
  • Inteligencia integrada

Beneficios y desventajas de Microsoft Dynamics NAV

Algunas de las ventajas que ofrece el sistema de gestión empresarial de referencia son:

  • Constantes actualizaciones periódicas
  • Amplias capacidades y alternativas de integración con otras soluciones de Microsoft y de terceros
  • Gran flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades específicas de cada negocio
  • Herramienta muy intuitiva y fácil de aprender a utilizar
  • Permite gestionar varios idiomas y divisas
  • Una solución de gestión innovadora fácil de implementar mantener

Una de las desventajas de este software de gestión es su precio, ligeramente mayor que el de otros programas de gestión. Aun así, esta inversión inicial quedará compensada por su rápido retorno de la inversión.

Microsoft Dynamics NAV opiniones

Desde su lanzamiento hasta hoy, Dynamics NAV ha ido posicionándose como uno de los sistemas de gestión más utilizado por empresas de todo el mundo. Algunos datos que demuestran su gran aceptación son:

  • Más de 33 años de historia
  • Más de 220.000 pymes lo utilizan en todo el mundo, 12.000 en España
  • Presente en 155 países
  • Más de 3,3 millones de usuarios

Coste de las licencias de Microsoft Dynamics NAV

Una de las preguntas que estará rondando en tu cabeza será: ¿Y cuánto cuesta Microsoft Dynamics NAV? Pues bien, antes de su cambio de nombre en 2018, había dos opciones de licenciamiento: Starter Pack y Extended Pack. Actualmente, los precios y el sistema de licenciamiento han cambiado. Veamos las opciones que hay para adquirirlo:

  • Suscripción (SaaS): consiste en pagar una cuota mensual por el uso de la licencia.
  • Compra (On Premise): se basa en realizar un único pago por el uso ilimitado del software.

El precio variará entre un tipo de licencia u otro, dependiendo de la modalidad que se escoja. A continuación, puedes ver los nuevos precios del ERP en modalidad suscripción (pago por uso):

*Para saber el precio de otras modalidades de licencia, contacta con nosotros.

Implantación del ERP Microsoft Dynamics NAV

Todo proceso de implantación requiere un plan previo por parte de la empresa. Además, si te estas preguntando cuánto tiempo cuesta implantar Microsoft Dynamics NAV, debes saber que dependerá de varios factores como: el tamaño de tu empresa, las particularidades especificas de tu negocio y del número de usuarios que vayan a hacer uso del sistema ERP.

A pesar de tener en cuenta todo esto, te damos algunos consejos que deberías apreciar para que la implementación sea todo un éxito:

  1. Prepara un plan de implantación. Organiza una reunión (o varias) con tu equipo para establecer aquellos procesos que necesitan una mejora y evaluar como afectarán esos cambios al desempeño diario de la empresa.
  2. Establece la mejor forma de automatizar tareas y procesos. Revisa al detalle las funcionalidades del programa ERP y haz que tu equipo se familiarice con él.
  3. Comprueba la integridad y precisión de los datos. Asegura que los datos que vayan a transferirse al nuevo sistema sean precisos, manteniendo siempre una comunicación continua con todas las partes implicadas en el proceso.
  4. Forma a tu equipo. Haz que el personal que vaya a hacer uso del software sepa aprovecharlo al máximo. Puede ser una buena opción que antes practiquen con una base de datos de prueba.
  5. Tras la implantación, evalúa los resultados. Realiza auditorias periódicas para comprobar que la solución está cumpliendo tus expectativas y objetivos previamente definidos.

Consejos para elegir un partner distribuidor Microsoft Dynamics NAV

Ahora que ya sabes todo lo que debes tener en cuenta para realizar una correcta implantación del ERP, debes elegir una empresa de consultoría que se haga cargo del proyecto. Antes de tomar una decisión, te recomendamos que te hagas las siguientes preguntas:

  • ¿Están certificados en Microsoft Dynamics NAV?
  • ¿Anteriormente han realizado proyectos de implantación en empresas como la tuya?
  • ¿Cuál es su metodología de trabajo?
  • ¿Sus oficinas están cerca de las tuyas?

Demostración de Microsoft Dynamics NAV

Esperamos que este manual Microsoft Dynamics NAV ERP te haya sido de gran ayuda y hayas podido resolver todas tus dudas. De no ser así, estaremos encantados de ayudarte en todo lo que necesites: una demo, más información, incluso video tutoriales de la nueva versión de Dynamics NAV y sus áreas funcionales (gestión comercial, tesorería, fabricación, analítica…). ¡Tan solo tienes que rellenar el formulario que encontrarás en este post y nos pondremos en contacto contigo!