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Descubre qué es un ERP y cómo puede ayudarte a gestionar tu empresa de manera eficiente

7 min (1260 palabras)

La necesidad de una gestión óptima y de tener un mayor control sobre todos los recursos y procesos de un negocio está llevando a las empresas a adaptarse y confiar en las nuevas tecnologías de gestión empresarial. Es aquí donde entra en juego el concepto de ERP, seguro que has oído hablar de él, pero ¿sabes exactamente qué es un ERP y como puede ayudar a tu organización a ser más eficiente? Si estás pensando en adoptar uno en tu empresa y necesitas más información, lee con atención los siguientes párrafos.

Importancia de contar con un ERP

Un ERP es un software de gestión empresarial que permite planificar y gestionar todos los recursos y operaciones de una empresa. Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, lo que traducido al español significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Aunque hoy en día el concepto de ERP está relacionado con otros conceptos como transformación digital e innovación, no siempre ha sido así. Durante la Segunda Guerra Mundial, el Gobierno estadounidense creó unos sistemas de Planificación de Requerimiento de Materiales o Material Requeriments Planning (MRP) con el objetivo de gestionar la logística militar de tal forma que permitiese obtener ventaja frente al enemigo. A finales de los años 50, grandes empresas comenzaron a utilizar estos sistemas para ser más productivas y eficientes. Durante los siguientes años los MPR fueron evolucionando y especializándose hasta que a finales del siglo XX se empezó a utilizar el término ERP (Enterprise Resource Planning) de forma parecida a como lo conocemos hoy en día.

Hoy en día, los ERP utilizan las últimas tecnologías (como machine learning o Inteligencia Artificial) para dotar a las empresas de la inteligencia y eficiencia necesaria. En un mercado que cada vez es más competitivo, las empresas necesitan contar con este tipo de software de gestión para garantizar el éxito y el crecimiento. De este modo, implantar un sistema ERP supone una gran inversión y se ha convertido en una pieza fundamental a la hora de elaborar y gestionar una estrategia empresarial. En definitiva, se ha vuelto imprescindible contar con las herramientas y la tecnología necesaria para maximizar la eficiencia y el control de cualquier negocio. Tanto es así que, según los últimos estudios, el 79,2% de las compañías ya tiene implantado un sistema ERP.

Características de un sistema ERP

Para que un ERP sea considerado como tal, debe ser integral, modular y adaptable:

Integral

Integra y administra desde una misma herramienta toda la información proveniente de las áreas de una empresa, de forma que cada departamento puede comunicarse e intercambiar información que no se duplica, y permite conocer en todo momento la trazabilidad de cada proceso de negocio.

Modular

Está compuesto por distintos módulos. En función de la actividad de la empresa y los departamentos de los que se compone cubrirá unas necesidades u otras (control de almacén, compras, ventas…).

Adaptable

Tiene la capacidad de configurarse y amoldarse a las particularidades y necesidades de cada negocio.

Flexible

Otra característica que, aunque no es obligatoria para que un ERP sea considerado como tal (pero si muy importante), es la capacidad de adaptarse a cualquier dispositivo (smartphones, tablets, ordenadores) y trabajar desde la nube.

Módulos de un sistema ERP

Un sistema ERP puede ser utilizado en todo tipo de empresas y se caracteriza por estar dividido en varios módulos que representan los procesos más importantes de una organización y sus áreas departamentales. La diferencia principal entre un software ERP y cualquier otro programa de gestión es que este integra todos los aspectos necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos de negocio de cualquier organización.

Los módulos más comunes de un sistema ERP suelen ser los dedicados a integrar procesos cotidianos como la gestión de Recursos Humanos, finanzas, contabilidad, inventarios, cadena de suministros, producción, compras, ventas o CRM (software de gestión de las relaciones con clientes o Customer Relationship Management, en inglés), entre otros, y son totalmente personalizables a los requerimientos de cada empresa.

Es importante aclarar que, aunque un ERP trabaje de manera modular, el software se integra como un todo. Es decir, se trata de un único programa con acceso a una base de datos centralizada que permite manejar de forma fácil y segura grandes cantidades de información.

Finalidad de un sistema ERP

La finalidad de un ERP es hacer que todos los datos de la compañía estén conectados y sincronizados. Un software de gestión empresarial estandariza, integra, conecta y automatiza todos los procesos internos de los departamentos. Esto quiere decir que los datos que se generan se comparten con los distintos departamentos. Los empleados que tengan acceso al sistema ERP pueden acceder, intercambiar, actualizar información y comunicarse con otros departamentos y/o terceros de forma más fácil, a través de un sistema unificado y centralizado.

En definitiva, un ERP puede aumentar de manera considerable la economía de una empresa, al integrar todos los procesos del back office y facilitar el flujo de la información, lo que permite una mejor toma de decisiones basadas en datos reales y fiables.

Ventajas de un ERP

Una vez aclarado qué es un ERP, de qué módulos se compone y cuál es el objetivo que se persigue al implantarlo, a continuación, citamos las principales ventajas derivadas del uso de un software de planificación de recursos empresariales:

  • Automatiza procesos y mejora la eficiencia en las operaciones, ya que toda la empresa trabaja con los mismos datos

  • Mejora la capacidad de gestión y colaboración entre empleados y departamentos

  • Permite a los trabajadores dedicar más tiempo a aquellas tareas que aportan más valor a la empresa

  • Facilitar el acceso global a la información generada desde una misma plataforma

  • Proporciona información exacta y en tiempo real

  • Aporta análisis e informes que permiten ver en todo momento la situación real de la empresa

  • Optimiza procesos empresariales

  • Resuelve problemas rápidamente

  • Evita duplicidades en la gestión de la información

  • Elimina errores de consistencia de datos

  • Minimiza costes

  • Aumenta la productividad del negocio

Una importante inversión de futuro

En los últimos años, la implantación de este tipo de softwares de gestión empresarial se ha convertido en una práctica al alza en aquellas empresas que desean aumentar la eficiencia en sus operaciones, la rentabilidad de la compañía y la productividad de sus empleados; además de suponer un paso más en el proceso de digitalización de un negocio. Aun así, para que un ERP funcione correctamente y cumpla tus expectativas, es necesario definir bien los requisitos de su implantación, ya que el software que se implante va a provocar un cambio en la forma de trabajar, de estructurar la información y de recopilar los datos en cualquier empresa. No todas las organizaciones requieren las mismas herramientas, por ello, contar con el asesoramiento adecuado va a ser clave a la hora de lograr la máxima eficiencia.

A priori, puede resultar un proceso complejo, pero si se hace bien, implantar un sistema ERP va a permitir a la larga una gestión más eficaz de todos y cada uno de los procesos de negocio.

Esperamos que este post te haya servido para tener más claro qué es un ERP. No pierdas de vista nuestro blog, en las próximas semanas iremos publicando todo lo que necesitas saber sobre este tipo de softwares de gestión empresarial (ej. Pasos para implantar un ERP, beneficios de implantar un ERP, razones para implantar un ERP, etc.).