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Descubre las funcionalidades básicas de un ERP. Módulos imprescindibles

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Si has dado con este post, damos por hecho que estás interesado en optimizar los procesos de tu empresa y mejorar la productividad de las áreas o departamentos que la componen. Para conseguirlo debes implantar un ERP que se adapte a tus requerimientos, ya que existen diferentes tipos de erp, en función del tamaño de tu organización, tu sector de actividad o el área departamental que quieras mejorar. Hoy en día, no todas las empresas cuentan con el mejor software de gestión, bien porque no han sabido definir correctamente sus necesidades actuales y futuras o bien porque utilizan un software ERP que se ha quedado anticuado; por esta razón, a continuación, hablamos de las funcionalidades básicas de un ERP que te ayudarán a mejorar la productividad de tu empresa, reducir costes y mejorar tu posición competitiva frente al resto de empresas de tu sector.

Un ERP normalmente está compuesto por diferentes módulos, estando dedicado cada uno de ellos a las diferentes áreas de un negocio. Por lo tanto, el objetivo de un ERP es controlar en tiempo real todos los procesos internos de la empresa, mejorando la gestión, la coordinación y la comunicación entre las diferentes áreas. Veamos con qué áreas o departamentos se suele integrar un sistema ERP y qué funciones cumple este dentro de cada una.

Control de finanzas

El control de finanzas es una de las funcionalidades fundamentales que debe incluir un sistema ERP para empresas. La administración de finanzas siempre ha sido y será un aspecto central de la planificación de recursos empresariales, de hecho, es el motivo por el que muchas empresas deciden implantar uno. Da igual el tamaño del negocio o el sector de actividad, todas las organizaciones necesitan llevar a cabo un exhaustivo control de su capacidad financiera y contable. Por esta razón, un software ERP debe ser financiero e incluir las siguientes funcionalidades:

  • Cuentas por cobrar/por pagar
  • Conciliación bancaria
  • Gestión de activos fijos
  • Cierre de mes/de año
  • Generación de balances
  • Elaboración automática del libro de IVA e IGIC

Gestión de inventario

Un sistema ERP normalmente cuenta con un módulo para gestión de inventarios que permita a las empresas (generalmente de fabricación y distribución mayorista/minorista) obtener una visión general del inventario (productos disponibles), realizar la planificación del inventario (disponibilidad de stock) y la ubicación del stock. Dentro del módulo para el control de inventarios, solemos encontrar las siguientes funciones:

  • Previsión
  • Control de inventario. Niveles de stock
  • Envío y distribución
  • Devoluciones y cancelaciones

Gestión de almacén

La gestión de almacenes de forma rápida y eficaz se ha convertido en un reto para las empresas de hoy en día. Por ello, es muy importante que una de las funcionalidades básicas de un ERP sea la gestión de almacenes, de forma que sea posible conocer en todo momento el recorrido que realiza la mercancía, desde que entra en el almacén hasta que sale, así como el estado actual del almacén. Un módulo de gestión de almacén debe cubrir funciones como:

  • Gestión del stock en tiempo real
  • Control de inventario
  • Optimización de espacios
  • Automatización de picking y packing

Gestión de proyectos

Muchas empresas de diversos sectores trabajan en base a proyectos, donde hay muchos roles y factores implicados. Independientemente del sector, el tipo de trabajo o cliente, en todo proyecto hay una serie de pasos que se repiten: oferta, planificación del proyecto, avance del proyecto, balance final, facturación y evaluación del proyecto. De este modo, para hacer un seguimiento exhaustivo de los proyectos de principio a fin, se hace indispensable contar con un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

Algunas de las funcionalidades que suele cubrir el módulo de gestión de proyectos son las siguientes:

  • Planificación de capacidad
  • Control de presupuestos y estimaciones
  • Estimación de costes del trabajo y procesos
  • Análisis del estado y rentabilidad del proyecto
  • Administración de recursos

Gestión de compras

El departamento de compras supone una pieza clave para mantener el equilibrio económico de una empresa. Por lo tanto, es importante contar con un ERP que te ofrezca ventaja competitiva a la hora de gestionar la compra/venta de materiales y servicios, y que impulse la optimización de la cadena de suministros. Estas serían las funcionalidades básicas de un ERP, dentro del módulo para la gestión de compras:

  • Adquisiciones
  • Descuento de línea de compra
  • Gestión de pedidos de compra (pedido, albarán, factura)
  • Gestión de proveedores

Además de estas cinco áreas, hay algunos softwares de gestión que cuentan con una herramienta CRM, pero lo suyo es que un buen ERP cuente con un CRM independiente y totalmente integrable, de modo que puedas garantizar la correcta gestión de las relaciones con el cliente, es decir, que te ayude a comprender y gestionar las necesidades de tus clientes.

Gestión de ventas

Contar con esta funcionalidad es muy importante a la hora de monitorizar y planificar toda la actividad comercial del negocio. Que un programa ERP cuente con la funcionalidad de gestión de ventas ayuda a optimizar el proceso de venta de una organización.

  • Generación de citas
  • Gestión de leads y contactos
  • Facturación de ventas (oferta, pedido, albarán, factura)
  • Gestión de tarifas
  • Procesamiento de pagos
  • Informes de compras y ventas

Ahora que ya conoces las funcionalidades básicas de un ERP, tendrás más claro cuáles son tus áreas de negocio que necesitan una mejora. Lo importante es que el ERP por el que apuestes sea el que te ayude agilizar tus tareas diarias para ahorrar tiempo, dinero y frustración; pero sobre todo, lo más importante es que te dé el impulso que necesitas para alcanzar tus objetivos de negocio tomando las decisiones correctas en el momento correcto.

A parte de lo mencionado anteriormente, desde erppara.com te recomendamos apostar por un fabricante de ERP que tenga recorrido y con garantías de seguridad (son muchas las empresas que por ahorrarse unos euros, han acabado implantando un ERP que no les aporta nada; como se suele decir, lo barato sale caro).

Si aun así te quedan dudas, te recomendamos que leas el post en el que hablamos de los pasos a seguir para elegir un ERP. Recuerda que puedes ponerte en contacto con nosotros para cualquier tipo de consulta, ¡estaremos encantados de ayudarte!