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4 pasos para elegir un ERP y no morir en el intento

7 min (1260 palabras)

En este post vamos a hablar sobre los pasos para elegir un ERP que toda empresa debería tener en cuenta a la hora de invertir en un planificador de recursos empresariales. El objetivo no es otro que dar respuesta a todas esas preguntas que surgen cuando se habla de un ERP, además de llegar a cuestionarte tu forma de trabajar hasta ahora. Sólo mirando hacia dentro de tu negocio, examinando y analizando tus necesidades, podrás estar seguro de tomar una decisión correcta en el proceso de compra de una solución de negocio ideal, algo que te situará más cerca de alcanzar el éxito empresarial.

Tu negocio evoluciona al mismo tiempo que lo hacen sus necesidades. Puede que hasta ahora hayas pasado por diferentes periodos en los que hayas ido tomando conciencia de la pérdida de tiempo y dinero que supone trabajar con tu software actual. Llegado ese punto en el que la búsqueda de un sistema de gestión se hace imprescindible para continuar con el buen funcionamiento de la empresa, debererás tener en cuenta varios factores. La solución escogida debe unificar procesos que permitan el crecimiento, cohesión y productividad de la organización.

Deja de lado la frustración que generan unas restricciones que te imponen tus sistemas actuales y busca una manera de continuar el camino en el mercado, mejorando y midiendo cada decisión que tomes. Debes dar el primer paso cuanto antes. Decide cambiar.

Apuesta por el cambio

La aceptación y posterior adaptación al cambio es una de las partes más complicadas en la gestión de una empresa. Todos los días pasan ante ti cientos de nuevas oportunidades, pero la tecnología que utilizas actualmente no te permite verlas. Tus empleados se ven obligados a trabajar con sistemas desactualizados, hojas de calculo sin fin en las que encontrar respuestas se hace imposible, todo ello supone un lastre en el camino hacía el éxito.

¿Es el momento de dar un paso adelante?

Si estamos pensando en realizar un cambio que reactive el negocio debemos pensar donde están frenándonos nuestros sistemas. A menudo descubriremos que las horas perdidas trastocan los niveles de productividad afectando directamente a la cuenta de resultados.

¿Por dónde deberías empezar?

Es el momento de dar un giro a la forma de hacer las cosas, pero ¿por dónde empezar? Al interesarte por las opciones que puede ofrecer un planificador de recursos empresariales (ERP) te surgirán un sinfín de preguntas. Tendrás la impresión de encontrarte ante un proyecto de enormes proporciones que requerirá una gran inversión. Llegado a este punto no debe cundir el pánico, todo es más sencillo de lo que parece.

¿Merecerá la pena?

  • ¿Quieres ser más eficiente automatizando tareas y procesos?
  • ¿Podrías tomar decisiones más rápidamente si contases con un mejor sistema de inteligencia empresarial?
  • ¿Es importante contar un sistema de información accesible?
  • ¿Te has encontrado contando las ventajas de trabajar con un ERP frente a las pérdidas que nos suponen tus sistemas actuales?

Si en tu cabeza aparece un gran SÍ como respuesta a estas preguntas, puede que apostar por un ERP empiece a sonar mejor de lo que parecía. Una vez has dado el paso que la empresa necesitaba, el siguiente punto es determinar tus necesidades.

Identifica tus necesidades

Vamos con el segundo de los pasos para elegir un ERP. Toda buena decisión requiere esfuerzo y un plan de juego bien definido, la elección de un ERP no será diferente. En este proceso es fundamental contar con las opiniones de los empleados, serán los primeros que experimenten el cambio y por ello es importante contar con las perspectivas que otorgan las distintas funciones de cada puesto y departamento. Conociendo qué necesitáis tú y tus empleados asegurarás un rápido retorno de la inversión, además de contar con un equipo implicado y feliz con la nueva forma de trabajar.

¿Qué te frenaba hasta ahora?

Las primeras preguntas que debes hacerte son los motivos que te han llevado a cambiar: habla con los usuarios de todos los departamentos, calcula el tiempo empleado en procesos manuales, recoge errores, fallos e ineficiencias.

¿Qué necesitas del nuevo sistema?

Crea una lista de deseos: ¿Cuáles son las principales mejoras que quieres alcanzar?, ¿Qué tareas sueñas con automatizar?, ¿Qué información necesitas para tus reportes y como te gustaría acceder a ella?, ¿Cómo podría mejorar la gestión de proyectos, finanzas o relación con el cliente?

¿Con qué otras herramientas debería trabajar tu ERP?

El nuevo sistema debe fluir con el entorno tanto a nivel técnico como funcional: ¿Qué nivel de flexibilidad necesitas?, ¿Qué aplicaciones deben integrar sus funciones con el ERP?, ¿Necesitarás personalizaciones propias del sector?, ¿On-premise o SaaS?

¿Qué dice el resto del mundo?

Mucha gente ha pasado antes por tu situación, debes aprovechar toda la información que está a tu alcance: busca experiencias en Internet y redes sociales, pregunta a conocidos que hayan realizado cambios en su empresa, no tengas miedo a pedir ayuda.

Una vez recogida toda la información, habla con tu equipo. Es el momento de decidir.

Elige el ERP adecuado

Ya está hecho gran parte del trabajo, has decidido dar un paso adelante y sabes que necesitas. Si has comenzado la búsqueda del ERP que mejor se ajusta a tus necesidades te habrás dado cuenta de que existe un número de soluciones considerable. Distintos fabricantes, varios modelos, numerosas modalidades de uso…  No hay que desanimarse, debes analizar todas las posibilidades con calma y teniendo siempre en mente hacia dónde quieres dirigirte.

Crea una lista de posibles candidatos

Existe un sinfín de soluciones por lo que es importante ir descartando aquellas que no puedan darte lo que buscas. Quédate con los tres más fuertes y comienza un análisis en profundidad de sus funcionalidades y características. Es una inversión de futuro por lo que es importante conocer la fiabilidad del proveedor, su visión de futuro y evolución de la solución.

Observa las soluciones en acción

La mejor forma de conocer un ERP es verlo sobre el terreno. Existen numerosas demostraciones en la red, además de las que puedan ofrecerte los distribuidores o partners de los software. Consulta vídeos explicativos y comprueba las versiones gratuitas por un periodo de tiempo limitado. En este punto debes tener la capacidad de hacer preguntas de todo tipo acerca de la solución.

Hora de hacer cuentas

Un ERP supone una inversión importante, pero estamos hablando de una decisión que quedará ligada al rendimiento futuro de tu negocio, guiarse únicamente por el precio no sería una buena decisión. En este momento las matemáticas serán importantes, pero no más que la seguridad de contar con un sistema que realmente cubra las necesidades fijadas y que te transmita confianza.

Ya puedes imaginarte con tu ERP a pleno rendimiento, tienes todo lo que necesitas para dar el paso pero antes debes decidir en quién confiarás para convertir tus sueños en realidad.

Escoge al mejor socio tecnológico

Estamos cerca del final del proceso, has decidido cambiar, sabes qué necesitas y la solución que te hará dar ese paso que tanto tiempo llevabas buscando, pero aún queda el último de los pasos para elegir un ERP: ¿Quién va a ser el encargado de hacer tus sueños realidad? A continuación, te mostramos algunas preguntas que deberías hacer a tu partner antes de elegir.

¿Su conocimiento del ERP está certificado?

Si quieres un buen resultado has de trabajar con los mejores. Un importante punto a favor será que la consultora tecnológica que elijas haya pasado unos cursos que certifiquen que dicho partner cumple con las competencias y conocimientos necesarios para realizar el proyecto. Es decir, que la empresa que escojas tenga el reconocimiento y la confianza de la compañía creadora del software.

¿Cómo se organizan sus equipos?

Un aspecto importante en proyectos que durarán meses y supondrán un desembolso importante para la empresa, es conocer quien va a realizar el trabajo en el día a día. Incluso una vez terminado el trabajo necesitarás recibir soporte y realizar modificaciones, por lo que tener un equipo asignado durante toda la vida del proyecto es fundamental.

¿Ha trabajado antes en mi sector?

El número de Partners es amplio, sin embargo la experiencia es un factor diferencial que no todos son capaces de cubrir. Debes tener clara la diferencia entre la experiencia en el conocimiento y uso del software o solución y la experiencia en el sector al que te dedicas. De nada te valdrá un Partner que no conoce las necesidades de tu entorno.

¿Dónde tiene presencia geográfica?

Si bien hoy en día puedes recibir un buen servicio sin necesidad de tener a alguien de manera presencial, es importante conocer las áreas de actuación del Partner y su disponibilidad para desplazarse a tus oficinas en el caso de que así se lo solicitases.

Si estás inmerso en el proceso de compra de un software de gestión para tu empresa y no sabías muy bien por donde empezar, esperamos que estos cuatro pasos para elegir un ERP te hayan servido de ayuda. No pierdas de vista nuestro blog, en las próximas semanas iremos publicando todo lo que necesitas saber para encontrar el mejor ERP para tu empresa.