7 errores al elegir un ERP | erppara.com

Te contamos cuáles son los errores más comunes al elegir un ERP y qué puedes hacer para evitar una implantación fallida

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El software de gestión es una herramienta fundamental para todo tipo de empresas (pequeñas, medianas o grandes) y por esos es crucial saber escoger el adecuado. Pero, hay que tener en cuenta que cada empresa es única y, por lo tanto, tiene unas características, necesidades y perspectivas de futuro muy particulares.

Si no quieres malgastar tiempo y dinero, es muy importante que no te dejes llevar por las prisas ni por las recomendaciones de un amigo porque “en su empresa están encantados” con un determinado software de gestión (como hemos dicho, no todas las empresas funcionan igual ni necesitan lo mismo). Así que, no tomes decisiones precipitadas basadas en premisas erróneas. Una mala decisión puede hacer fracasar el proyecto, por esta razón, en este post te damos algunas claves para no cometer errores al elegir un ERP para tu empresa. ¡Identificarlos te ayudará a prevenirlos!

Error 1 | No tener en cuenta las necesidades particulares de tu empresa y el tipo de software que necesita

El primero de los errores al elegir un ERP es no saber lo que tu negocio necesita. Debes tener en cuenta no solo tus necesidades actuales, sino pensar que tu empresa puede crecer en recursos, tipos de servicios o productos que ofrece, personal, oficinas… por lo que debes tener en cuenta la adopción de un software de gestión que sea escalable, modular y que pueda ir personalizándose con el paso de los años.

Una vez que hayas realizado un análisis para determinar las necesidades de tu negocio e identificar aquellas áreas que quieres potenciar para ganar competitividad en tu sector, deberás determinar qué tipo de software ERP necesitas: ¿Horizontal o vertical?, ¿Alojado en la nube o en tus propios servidores?…

Error 2 | Elegir un programa demasiado simple o demasiado difícil de utilizar

El ERP que escojas debe ser lo más intuitivo posible y sencillo de manejar, además de reunir las prestaciones y utilidades que cubran tus necesidades de gestión. Un software demasiado simple, difícilmente va a cubrir todas tus necesidades y, por tanto, no va a cumplir su función, que es la de automatizar y simplificar al máximo tus operaciones y tu trabajo diario.

Por el contrario, un software demasiado complejo, que tiene muchas funcionalidades que no vas a utilizar o que simplemente es difícil de manejar, lo único que hará será poner las cosas más difíciles en tu día a día, dificultando la implantación y la formación.

Lo ideal sería que antes de elegir el software, te asegures de que tiene las prestaciones que necesitas y te familiarices con su interfaz y su funcionamiento.

Error 3 | Escoger un software antigüo o que no se actualiza

Otro error común es no pensar en el futuro. Cuando una empresa implanta un nuevo software de gestión lo más habitual es que planee trabajar con él el máximo tiempo posible. Por eso es importante asegurarse de que el sistema ERP se irá actualizando de manera continua a lo largo del tiempo, para contemplar cambios tecnológico, cambios en la normativa, etc.

Ten en cuenta que, si optas por un ERP anticuado al que van a dejar de dar soporte, correrás el riesgo de tener que cambiar de sistema de nuevo antes de los deseado, con todo lo que ello conlleva (una nueva inversión, más tiempo para formación e implantación…). Por ello, nuestro consejo es que optes por un programa de gestión que te asegure poder trabajar con él el mayor tiempo posible.

Error 4 | Dejarte guiar solo por el precio a la hora de tomar la decisión

Si hay un error que se lleva la palma por lo frecuente que es, es elegir un ERP guiándose únicamente por el precio. Son muchas las empresas que por elegir un erp basándose solo en su precio, se han encontrado con problemas de obsolescencia, complicadas actualizaciones o escasa o nula escalabilidad.

El software de gestión es una herramienta con la que vamos a manejar información vital para la empresa. Para muchos trabajadores y departamentos es su herramienta de trabajo diario, por ello, cualquier incidencia, parón o error puede suponer importantes pérdidas de tiempo y, por tanto, de dinero.

Aunque es evidente que el precio es un factor muy importante a tener en cuenta para tomar una decisión de esta índole, es recomendable que también valores otros factores: ¿Cuenta con servicio de soporte técnico?, ¿Cada cuanto se actualiza el programa?, en el caso de trabajar con un ERP en la nube, ¿Es un servidor fiable?…

Además, a la hora de fijar tu presupuesto, valora qué prestaciones va a incluir el software y cuánto tiempo y trabajo puede ahorrarte. No lo contemples como un gasto, sino como una inversión que te ayudará a hacer un mejor uso de tu tiempo y de tus recursos.

Error 5 | Descuidar la implantación y la formación para el uso del nuevo sistema de gestión

Muchas empresas hacen un trabajo excelente a la hora de seleccionar el programa de gestión perfecto para su negocio, ajustado a su bolsillo, con las prestaciones que necesitan, intuitivo… Pero en este punto, es cuando se suele cometer otro error bastante común: no dar a la implantación y a la formación la importancia que merecen, pensando que la implantación es algo que se va a resolver en cuestión de días.

La implantación de un nuevo software de gestión ERP puede suponer un cambio radical en la forma de trabajar de las empresas, especialmente de aquellas que nunca antes han trabajado con uno. En este sentido, la empresa debe hacer un esfuerzo para llevar a cabo un correcto aprendizaje del nuevo sistema de gestión, dando un plazo al proveedor escogido para que personalice el programa, para que importe los datos del sistema anterior… en definitiva, lo que proceda en cada caso particular.

Error 6 | No implicar a tus empleados en el proceso o ceder a exigencias injustificadas

Una vez que implantes el nuevo software, tu equipo deberá aprender a desarrollar su trabajo con la nueva herramienta. Por ello, será fundamental contar con su opinión y que previamente se hagan una idea sobre las funciones y el uso del programa para que después puedan explotarlo al máximo.

En este punto, es importante incidir en que contar con la opinión de tu equipo no es lo mismo que ceder a exigencias injustificadas por parte de algún trabajador como, por ejemplo, no querer hacer el esfuerzo de adaptarse a un nuevo sistema de gestión o temer ser reemplazado por él.

Por ello, deberás tranquilizar a tu equipo haciéndole entender que la implantación de un nuevo software ERP no va a desembocar en despidos: un ERP no es un sustituto del capital humano, sino un complemento que impulsará la transformación digital de tu empresa y que ayudará a tu equipo a realizar mejor su trabajo, al centrarse, por ejemplo, en tareas más importantes.

Error 7 | Confiar en un proveedor sin experiencia

Otro de los errores al elegir un ERP, es que muchas empresas no investigan lo suficiente los proveedores que existen en el mercado de software de gestión, lo que, a la larga, puede acabar causando problemas.

Cuando estés en búsqueda de un proveedor de ERP, es importante que solicites referencias a otras empresas que estén trabajando o hayan trabajado anteriormente con ellos. De esta forma verás si el software que ofrecen cumplirá tus expectativas o si el soporte y el servicio posventa que ofrecen es adecuado. La experiencia que hayan podido tener otras empresas será determinante a la hora de tomar esta decisión.

Un buen proveedor siempre te mostrará una demo del software ERP, por lo que también es importante que antes de tomar una decisión solicites una demostración del programa, de nada servirá contar con multitud de funcionalidades si luego no vas a poder manejarte con la solución. Evalúa su pronóstico de futuro y las garantías que ofrece. En definitiva, ¡Ponte en mano de expertos y déjate asesorar por ellos en tu proceso de implantación!

Esperamos que este post en el que indicamos 7 errores al elegir un ERP te haya sido de gran utilidad y que puedas acertar en la elección de un software de gestión para tu empresa. ¡Seguro que ahora será mucho más sencillo!