Descubre toda la información que necesitas sobre el ERP del momento. Manual Business Central ERP

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Introducción a Business Central

¿Qué es Microsoft Dynamics 365 Business Central? Es el nombre y la versión actual del ERP de Microsoft (conocido tradicionalmente como Navision o Microsoft Dynamics NAV), uno de los softwares más utilizados en el mundo debido a su facilidad de adaptarse a cualquier sector (ingenierías, retail, distribución, banca…), que cuenta con más de 200.000 clientes y con más de 30 años de historia.

Business Central es un ERP de última generación basado en la nube, que forma parte de la familia Microsoft Dynamics 365 y que incluye funcionalidades de todas las áreas financieras y operativas que suele tener una PYME. Además, está totalmente integrado con todos los productos y servicios de Microsoft 365 (antiguamente conocido como Office 365), como Excel, Word, Power BI, PowerApps, etc.

En definitiva, es una solución de negocio integral compuesta por varios módulos que está orientada a agilizar y automatizar los principales procesos y tareas de una empresa (inventario, contabilidad, operaciones, etc.).

Módulos de Business Central y funcionalidades

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución única e integral que ha sido diseñada para satisfacer las necesidades de las empresas en crecimiento, al extraer automáticamente sistemas y procesos para administrar las finanzas, las ventas, el servicio y las operaciones.

¿Y cómo funciona Dynamics 365 Business Central? Funciona a través de módulos y es un sistema ERP basado en roles (algunos vienen predefinidos y otros se pueden configurar). Cada usuario que utilice el sistema tendrá asignado un rol (desde operarios hasta gerentes), y podrá compartir datos rápida y fácilmente con personas clave de toda la empresa.

A continuación, puedes ver los módulos del ERP y algunas de sus funcionalidades clave:

Gestión financiera

  • Gestión de cobros y pagos
  • Reconciliación bancaria
  • Gestión de activos fijos
  • Cierres mensuales/anuales

Gestión de ventas y servicio

  • Generación de ofertas
  • Gestión de contactos
  • Facturación
  • Procesamiento de pagos

Gestión de la cadena de suministro

  • Control de compras e inventario
  • Envío y distribución
  • Devoluciones y cancelaciones
  • Gestión de aprovisionamiento y proveedores

Gestión de operaciones

  • Previsiones
  • Planificación de la producción
  • Capacidad de fabricación
  • Gestión de almacenes

Gestión de proyectos

  • Planificación de capacidades
  • Presupuestos y estimaciones
  • Costes de proyectos y procesos
  • Gestión de recursos

Informes y análisis

  • Información de clientes
  • Autoservicio de informes
  • Paneles interactivos
  • Inteligencia integrada

Es importante destacar que, aunque Microsoft Business Central conste de unos módulos ya predefinidos, el ERP tiene una alta capacidad de personalización y adaptación a la manera de trabajar de cada compañía. Es decir, se puede completar la funcionalidad estándar añadiendo nuevas áreas funcionales o funcionalidades extra a los módulos ya existentes. Además, se puede integrar con soluciones de terceros, aplicaciones de nómina, banca, CRM o sistemas específicos de la industria.

Beneficios de Microsoft Dynamics 365 Business Central

Esta herramienta de gestión presente en más de 155 países ofrece números beneficios a las empresas que la utilizan. Aquí puedes ver algunos de los más importantes:

  • Es una herramienta intuitiva y fácil de aprender a utilizar, como la mayoría de las aplicaciones del universo Microsoft.
  • Tiene una gran capacidad de integración y compatibilidad con otras plataformas (ya sean de Microsoft o de fabricantes terceros).
  • Se trata de un ERP flexible, ya que es posible implantarlo en un servidor propio, en un tercero, o en la nube de Microsoft. También está la opción de implantación híbrida para aquellas empresas que no quieran depender de un entorno 100% en la nube.
  • Movilidad:
    • Cliente web: accesible desde cualquier navegador
    • Cliente de escritorio: accesible desde la aplicación de escritorio de Windows
    • App universal para smartphones y tablets: accesible desde cualquier lugar y dispositivo Windows Phone, Apple y Android

Implementación Business Central

Todo proceso de implantación es complejo y requiere de cierta planificación y estrategia por parte de la empresa. Además, el tamaño de la empresa, el número de usuarios que vayan a hacer uso del ERP serán factores fundamentales que determinen el precio y la duración del proceso.

Entonces, ¿Qué hay que tener en cuenta para que la implantación de Dynamics 365 Business Central sea un éxito?

  1. Organiza un plan para la implantación. Identifica junto a tu equipo todos aquellos procesos que requieran una mejora o una automatización, y determina cómo afectarán esos cambios en el día a día de la empresa.
  2. Revisa al detalle las funcionalidades del software. De nuevo, haz que tu equipo se familiarice con el nuevo sistema y establece cuál es la mejor forma para automatizar tareas y procesos.
  3. Asegura la precisión de los datos. Comprueba la integridad y precisión de aquellos datos que previamente hayas decidido que deben transferirse al nuevo sistema de gestión. No te olvides de mantener una comunicación fluida con todas las partes implicadas en el proceso.
  4. Haz que tu equipo se empape de información. Determina qué tipo de formación va a necesitar el personal que vaya a hacer uso del software para que puedan aprovecharlo al máximo. Una idea interesante es hacer que tu equipo practique con una base de datos de prueba.
  5. Implanta Business Central y evalúa los resultados. Después de implantar el software, deberás realizar auditorías periódicas que te permitan comprobar si la nueva solución está cumpliendo con los objetivos marcados desde el principio.

Por último, tanto si estás buscando un partner para implantar BC de cero, como si lo que buscas es un cambio de distribuidor o una migración, te aconsejamos que, antes de tomar una decisión, te hagas las siguientes preguntas:

  • ¿Cuentan con certificaciones de Microsoft Business Central?
  • ¿Han trabajado anteriormente en empresas como la mía?
  • ¿Cuál es su metodología de trabajo?
  • ¿A cuánta distancia física se encuentran?

Precios y licencias de Business Central

¿Cuánto cuesta implantar Business Central? Antes de nada, debes saber que el precio del licenciamiento de Dynamics 365 Business Central dependerá de la complejidad de los procesos de cada empresa (ej. ¿Qué funcionalidades pretende utilizar?, ¿Qué tan “estándares” son sus procesos comerciales?, ¿Cuántos usuarios serán entrenados?).

Además, el precio también variará en función del tipo de la licencia que desees obtener. BC cuenta con tres niveles de usuario: Team Member, Essentials y Premium.

Dynamics 365 Business Central Team Member permite que un usuario pueda acceder de forma limitada a la plataforma a realizar determinadas operaciones de lectura, aprobación y reporte de registros, además de algunas funciones puntuales como la gestión de tareas específicas (ej. Rellenar hojas de horas, hacer lectura de registros…). Al ser la opción más limitada, también es la más barata: 6,80€ usuario/mes.

Las otras dos opciones están disponibles desde 59€ usuario/mes (Essentials) y 84€ usuario/mes (Premium). Básicamente la diferencia entre una edición y otra es que la edición Premium ofrece todas las funcionalidades que ofrece la Essentials, más los módulos de Fabricación (pedidos de producción, planificación, inventarios, suministros…) y Servicios (solicitudes de servicio, mantenimiento o reparaciones…).

Business Central SaaS vs On Premise

Ahora que ya conoces los tipos de licencia según los usuarios y todo lo que debes tener en cuenta antes de implementar Dynamics 365 Business Central, es hora de decidir si quieres comprar o alquilar la licencia. La decisión que tomes afectará tanto a la inversión inicial como a los costes asociados del despliegue del proyecto.

Existen dos opciones de adquisición de licencias:

  • Si optas por alquilar, hablaremos de Business Central SaaS (servidor alojado en la nube)
  • Si te decides por la opción de compra, hablaremos de Business Central On Premise (pudiendo alojar el ERP en un servidor local o en la nube).

En el siguiente post puedes conocer en profundidad la diferencia entre un ERP SaaS y On Premise.

Demostración Business Central ERP

Esperamos que este manual Business Central ERP te haya sido de gran utilidad y hayamos podido resolver todas tus dudas. Si no es así, no olvides que puedes solicitar más información o pedirnos tutoriales sobre Business Central y sus áreas funcionales (Analítica, gestión comercial, gestión financiera, gestión de almacén, gestión de proyectos, tesorería, fabricación…) rellenando el formulario que encontrarás en esta página.